Aktuell mehr denn je: Das Home Office wird digital

Deutschland – Die Corona-Krise hat vielen Unternehmen genau das gezeigt, was einige Arbeitnehmer schon vermutet haben: im Home Office zu arbeiten, ist kein Hexenwerk! Im Gegenteil! 

Mit einem Mix aus Motivation, einer festen Arbeitseinteilung und den passenden Gerätschaften ist es einfacher denn je, sein Arbeitsumfeld nach Hause zu verlegen.

Home Office: für viele eine schöne Lösung.
Home Office: für viele eine schöne Lösung.  © Pixabay.com/ tookapic

Aufgrund der zahlreichen positiven Erfahrungen in den letzten Wochen und Monaten haben sich viele Firmen dazu entschlossen, ihren Mitarbeitern auch weiterhin die Möglichkeit einzuräumen, von Zuhause aus zu arbeiten.

Damit die entsprechenden Ergebnisse jedoch überzeugen können, ist es unter anderem wichtig, auf die Vorteile von Digitalisierung zu setzen. 

Die technischen Voraussetzungen können „ganz nebenbei“ dabei helfen, sich den Traum vom „papierlosen Büro“ zu erfüllen und gleichzeitig die gewohnten Leistungen zu bringen.

Doch welche Faktoren müssen eigentlich erfüllt werden, damit dem digitalen Home Office nichts mehr im Wege steht? Und welche klassischen Büromaterialien sind immer noch fast unersetzlich? 

Tipp Nr. 1: Zwischen „digitalisierbar“ und „nicht digitalisierbar“ unterscheiden

Grundsätzlich gilt, dass das zu 100% digitale Büro aller Wahrscheinlichkeit ein Wunschtraum bleiben wird. Auch im modernsten Büroalltag müssen noch Briefe von Hand unterschrieben, Stempel gesetzt oder Lieferscheine abgezeichnet werden. 

Wer sich daher fragt, wie er sein Home Office noch ein wenig digitaler machen kann, sollte sich überlegen, in welchen Bereichen sich dieses Ziel überhaupt erreichen lässt.

Weiterhin gilt: nur weil sich ein Bereich gegebenenfalls nicht digitalisieren lässt, muss dies nicht bedeuten, dass hier „altmodisch“ gearbeitet werden würde. Manche Klassiker lassen sich einfach auch im 21. Jahrhundert nicht ersetzen. 

Die große Auswahl an Stempeln z.B. im Stempelshop von stempelservice.de zeigt beispielsweise, wie vielseitig und modern die klassischen Büroaccessoires gestaltet sein können. So ist es vergleichsweise einfach möglich, mit ihrer Hilfe ein individuelles, nicht-digitales Statement zu setzen. 

Stempel ergänzen den digitalen Workflow im Home Office.
Stempel ergänzen den digitalen Workflow im Home Office.  © https://www.stempelservice.de/holzstempel

Tipp Nr. 2: Gemeinsame Zugriffsquellen schaffen

Gerade dann, wenn mehrere Teammitglieder zur Abteilung gehören, ist es sinnvoll, auf eine Plattform zu setzen, auf der Dokumente hochgeladen und sich ausgetauscht werden kann. Im Idealfall funktioniert das betreffende System in Echtzeit. 

Das bedeutet: das, was Mitarbeiter A hochlädt, ist für Mitarbeiter B binnen weniger Augenblicke sichtbar.

So können sich alle Beteiligten schnell vom jeweils aktuellen Zwischenstand eines Projekts überzeugen und sich einen optimalen Überblick verschaffen.

Viele Unternehmen greifen in diesem Zusammenhang auf die beliebte Cloud Lösung zurück. Die jeweiligen Daten lassen sich in der Regel auch über mobile Endgeräte von unterwegs aus abrufen.

Tipp Nr. 3: Die Vorteile von Social Media, Chats und Messenger Diensten nutzen

Der gemeinsame Plausch in der Büroküche gehört für viele Mitarbeiter zu einem gesunden Arbeitsklima dazu. Wer jedoch digital aus dem Home Office arbeitet, muss diese Brücker anderweitig überqueren.

Für einen kurzen Austausch sind verschiedene Messenger Dienste meist das Mittel der Wahl. Besonders wichtig ist es natürlich, dass diese in Maßen und – im Idealfall – zu festen Zeiten genutzt werden. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass die Mitarbeiter sich nicht mehr nur kurz austauschen, sondern sich stattdessen zu stark von ihrem eigentlichen Fokus ablenken lassen.  

Tipp Nr. 4: Technische Möglichkeiten immer wieder neu bewerten

Die Angebote rund um Digitalisierung im Home Office verändern sich kontinuierlich. Wie tag24.de berichtete, haben viele Unternehmen sowie auch Schulen es sich zur Aufgabe gemacht, die Bedürfnisse der Arbeitnehmer, Schüler und Lehrer zu erkennen und Produkte zu liefern, die sich optimal integrieren lassen. 

Dementsprechend ist es immer sinnvoll, den jeweils aktuellen Stand zu überprüfen und gegebenenfalls nachzubessern.

Gleichzeitig sollte selbstverständlich auch der Aspekt Sicherheit nicht außer Acht gelassen werden. Daten, die beispielsweise – anstelle von Briefen – von A nach B transportiert werden, sollten natürlich sicher und ohne zwischengeschaltete Dritte ankommen.

Viele Unternehmen versorgen ihre Mitarbeiter im Home Office mit einer Checkliste, die genau anzeigt, welche Voraussetzungen bei der Nutzung der unterschiedlichen Dienste erfüllt sein müssen.

Tipp Nr. 5: Eine stabile Internetleitung

Hierbei handelt es sich genau genommen weniger um einen Tipp als um eine grundsätzliche Voraussetzung. Wer digital aus dem Home Office arbeiten möchte, braucht eine stabile Internetleitung. Ansonsten besteht die Gefahr, dass virtuelle Konferenzen, E-Mail-Verkehr und Bestellvorgänge abrupt abgebrochen werden und die Arbeitsergebnisse leiden.

Fazit

Durch die Auswirkungen der Corona-Krise haben viele Arbeitnehmer erfahren, wie einfach es sein kann, nicht nur aus dem Home Office zu arbeiten, sondern auch, den Alltag digitaler werden zu lassen.

Damit aber auch wirklich alle Vorteile des digitalen Zeitalters genutzt werden können, braucht es unter anderem:

  • das passende Equipment
  • eine stabile Internetleitung und die nötigen technischen Voraussetzungen
  • Motivation und eine klare Struktur
  • den Willen, bestehende Systeme bei Bedarf anzupassen.

Und: trotz aller Modernisierung tut es selbstverständlich gut, zu wissen, dass auch der moderne Büroalltag nicht ohne die „Klassiker des Schreibtischs“ – von Kugelschreibern bis Stempeln – auskommt. 

Titelfoto: Pixabay.com/ tookapic


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