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Auch die Warenwirtschaft wird immer digitaler

Nicht nur im Privaten löst die digitale Welt immer mehr die alten Kommunikationswege ab. Auch in der Geschäftswelt hat sich viel geändert. Mehr im ARTIKEL

Deutschland - Unser tägliches Leben wird immer mehr von der Digitalisierung bestimmt. Die E-Mail hat den Brief als Kommunikationsmedium weitgehend abgelöst, und Messangerdienste wie WhatsApp tun ihr Übriges. Ohne das Internet könnt Ihr Euch Euer Leben wahrscheinlich gar nicht mehr vorstellen, egal ob zu Hause am PC oder unterwegs mit dem Smartphone. Und das sind nur ein paar wenige Beispiele für eine Entwicklung, die in den letzten Jahren rasant an Geschwindigkeit zugelegt hat – und die noch lange nicht am Ende ist.

Das Tablet ersetzt immer häufiger den klassischen Notizblock.
Das Tablet ersetzt immer häufiger den klassischen Notizblock.

Selbstverständlich macht diese Entwicklung auch vor der Geschäftswelt nicht halt. Prozesse, die früher von Hand erledigt wurden, laufen nun vollautomatisch und computergesteuert. Die meisten Daten, für die früher ein riesiger Berg Akten benötigt wurde, sind mittlerweile digital gespeichert. Zudem werden verschiedenste Geschäftsbereiche mit Hilfe von Software erledigt. Ein Feld, auf dem die Vorteile dieser neuen Lösungen besonders zum Tragen kommen, ist die Warenwirtschaft.

Die Warenwirtschaft ist ein aufwändiger Prozess

Die Materialwirtschaft mit Hilfe einer speziell dafür entwickelten Software zu bearbeiten, bringt Unternehmern zahlreiche Vorteile und Erleichterungen Viele Prozesse, die damit zusammenhängen, funktionieren damit einfacher und effizienter.

Erklären wollen wir das euch an einem konkreten Beispiel. Sonja hat jahrelang in einem Friseursalon gearbeitet. Dabei hat sie natürlich viele Kontakte zu Unternehmen geknüpft, die Pflegeprodukte verkaufen. Irgendwann hatte sie keine Lust mehr auf ihren täglichen Job und hat sich mit einem Online-Shop selbstständig gemacht, in dem sie solche Produkte vertreibt.

Das macht sie auf einer eigenen Webseite und über Amazon. Also muss sie diese beiden Kanäle immer im Blick haben, um auf jede Bestellung rechtzeitig reagieren zu können. Denn das letzte, was sie will ist, dass ein Kunde ewig auf sein Shampoo warten muss. Gleichzeitig muss sie immer wissen, wie viele Exemplare sie von jedem Produkt noch auf Lager hat.

Das bedeutet für Sonja: Sie hat alle Bestellplattformen den ganzen Tag über offen, und sobald sie eine Bestellung verschickt hat, muss sie die entsprechenden Produkte aus ihrer Bestandsliste löschen. Wenn sie dann sieht, dass ein Artikel zur Neige geht, muss sie ihn rechtzeitig nachbestellen. Denn auch sonst müssen Kunden eventuell lange warten.

Früher waren es Berge von Papier. Heute erledigt spezielle Software alle Aufgaben viel schneller!
Früher waren es Berge von Papier. Heute erledigt spezielle Software alle Aufgaben viel schneller!

Eine spezielle Software erleichtert die Warenwirtschaft

Für Sonja bedeutet das viel Stress und Aufwand – bis ihr eine Freundin empfiehlt, eine spezielle Software für Materialwirtschaft zu verwenden. Diese praktischen Helfer liefern ihr nämlich alle wichtigen Daten auf einen Blick.

Egal, auf welchem Kanal eine Bestellung eingeht: Sonja sieht sie alle sofort in einem einzigen Fenster, so dass sie nicht mehr zwischen verschiedenen Tabs hin und her wechseln und diese ständig aktualisieren muss. Auch das mühsame Pflegen der Bestandsliste gehört der Vergangenheit an. Die Software nimmt bei jeder Bestellung die jeweiligen Artikel automatisch heraus und warnt Sonja rechtezeitig, wenn sie bestimmte Produkte nachbestellen muss.

Und das sind längst nicht alle Vorteile, die Sonja genießt, seit sie die Software verwendet. Denn die kann noch so Einiges:

  • Sie hilft Sonja dabei, korrekte Rechnungen zu schreiben. Die sind mit der jeweiligen Bestellung verknüpft, so dass ein Klick reicht, um sie aufzurufen.
  • Das integrierte Mahnwesen erinnert Sonja immer rechtezeitig daran, Zahlungsaufforderungen erneut zu verschicken
  • Sowohl das Sortiment als auch der Kundenstamm lassen sich detailliert analysieren.

Der letzte Punkt ist für Online-Shops besonders wichtig. Wer im Internet kauft, will natürlich so wenig wie möglich zahlen. Er will aber auch ohne große Umwege auf interessante Angebote stoßen. Dank der Analyse kann Sonja ihre Produktpalette dahingehend optimieren. So gelangen ihre Kunden schneller zu den Artikeln, die sie auch wirklich haben wollen. Das verbessert ihr Einkaufserlebenis natürlich sehr.

Auch ihren Newsletter, in dem sie einmal im Monat neue Angebote vorstellt, kann Sonja verbessern. Ihren Kundenstamm teilt sie jetzt nämlich in verschiedene Gruppen ein, und die bekommen nur Informationen zu denjenigen Produkten, die sie mit hoher Wahrscheinlichkeit kaufen wollen. Die Folge: Die Klickraten steigen deutlich.

Auch größere Betriebe profitieren von der Software

Was in einem kleinen Onlineshop funktioniert, hat auch in größeren Betrieben viele Vorteile. Denn auch für die ist es natürlich sinnvoll, die Warenwirtschaft so effizient und übersichtlich wie möglich zu gestalten. Eigentlich ist es sogar noch sinnvoller, denn je größer ein Unternehmen, desto mehr Bestellungen gehen auch ein – und desto größer muss natürlich auch das Lager sein. Klar, dass da eine genaue Übersicht von großer Bedeutung ist.

Für solche Unternehmen lohnt es sich sogar, bei der Digitalisierung noch einen weiteren Schritt zu machen. Denn anders als Sonjas Shop haben sie in der Regel noch andere Abteilungen. Und oft nutzt jede dieser Abteilungen eine Software, die ihre Arbeit optimiert. Das Problem: Diese Programme sind in den seltensten Fällen miteinander kompatibel.

Möchte nun ein Mitarbeiter der Marketingabteilung Informationen über bestimmte Kundengruppen, um eine Kampagne zu gestalten, muss er zunächst Kontakt mit dem Vertrieb aufnehmen, um die entsprechenden Daten zu erhalten. Nutzt ein Unternehmen jedoch ein Programm, in das sich alle anderen Softwarelösungen integrieren lassen, so fällt dieser unnötige Arbeitsschritt weg. Denn nun kann jeder Mitarbeiter auf alle wichtigen Daten zugreifen – und das abteilungsübergreifend. Das spart sehr viel Zeit und im Endeffekt bares Geld.

Fotos: goodluz / clipdealer.de, nonwarit / clipdealer.de

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