Papierberge in den Verwaltungen: Wann hat das endlich ein Ende?

Augsburg - Es ist ein klassisches Bild des Behördenlebens vergangener Tage: Der Aktenbote schiebt seinen Wagen durch lange Flure und verteilt links und rechts in die Zimmer die Briefpost und die Kladden mit den Dokumenten. 

Eine Mitarbeiterin eines Landratsamts sitzt telefonierend hinter zahlreichen Akten und Stempeln an ihrem Arbeitsplatz. (Symbolbild)
Eine Mitarbeiterin eines Landratsamts sitzt telefonierend hinter zahlreichen Akten und Stempeln an ihrem Arbeitsplatz. (Symbolbild)  © picture alliance / Armin Weigel/dpa

In manchen Häusern gibt es solche Papierlogistik bis heute, in wenigen Jahren soll damit aber Schluss sein. 

Praktisch alle Verwaltungen beschäftigen sich derzeit damit, den Schritt zum papierlosen Büro zu wagen - zumindest zum fast papierlosen. Die Akten sollen dann möglichst nur noch als Dokumente in den Dienstcomputern vorliegen.

Die Stadt Augsburg beginnt in diesen Tagen mit dem Testbetrieb für die elektronische Akte (E-Akte). Im kommenden Jahr sollen dann nach der Pilotphase alle Ämter die neue Software erhalten. 

"Die Umstellung auf ein elektronisches Aktensystem stellt eine große Veränderung im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden dar", sagt Augsburgs Digitalisierungs-Referent Frank Pintsch. 

Deswegen werde es umfangreiche Schulungsangebote für die Beschäftigten geben.

Zu früh gefreut? Auch künftig müssen die Bürger noch in die Amtsstube.

In Bayern arbeiten derzeit praktisch alle Kommunen daran, auf elektronische Akten umzustellen, um künftig weniger Papier zu verbrauchen. (Symbolbild)
In Bayern arbeiten derzeit praktisch alle Kommunen daran, auf elektronische Akten umzustellen, um künftig weniger Papier zu verbrauchen. (Symbolbild)  © Sebastian Gollnow/dpa

Vorläufig wird die Verwaltung allerdings noch nicht rein digital funktionieren. E- und Papierakten würden noch eine Weile nebeneinander genutzt, sagt Pintsch. 

Bei aktuellen Verfahren sollen vorhandene Papierdokumente gescannt und die Originale dann vernichtet werden. Bereits archivierte Altakten würden ebenfalls digitalisiert, wenn sie wichtig seien. 

"Die Priorität liegt aber auf der Umstellung neuer und laufender Vorgänge", sagt der Referent.

Die Stadt Augsburg will durch diese Maßnahme Papier und letztlich auch Geld sparen. Eine konkrete Berechnung, was das ausmacht, gebe es noch nicht, erklärt Pintsch. 

"Der Papierverbrauch soll aber - auch mit Blick auf die Nachhaltigkeitsstrategie der Stadt - konsequent gesenkt werden."

Die Landeshauptstadt ist noch nicht ganz so weit in der Einführung der "elektronischen Aktenführung". Der Münchner Stadtrat hatte im Januar entschieden, dass die Verwaltung und die Kommunalunternehmen bis 2025 die Technik erhalten sollen. 

Bayerns Stadtverwaltungen und Landratsämter sollen digital werden

Die Stadt Nürnberg nutzt bereits seit Jahren in einigen Bereichen ein E-Akten-System, das in den weiteren Dienststellen ebenfalls eingeführt werden soll. 

München, Nürnberg und Augsburg hatten 2019 eine Kooperationsvereinbarung geschlossen, wonach die drei größten Städte des Landes bei dem Thema Digitalisierung generell zusammenarbeiten wollen.

Denn der Kontakt der Bürger zu den Kommunen soll künftig ebenfalls digitaler werden, der Behördengang soll dann viel seltener noch ein echter Gang sein müssen. Doch bisher stecken die Onlineangebote noch in den Kinderschuhen.

Dabei drängt die Zeit, ein Bundesgesetz schreibt vor, dass bis 2022 Verwaltungsleistungen "auch digital" angeboten werden sollen.

Der Freistaat will in diesem Bereich einmal mehr der Musterschüler sein und die Vorgaben des sogenannten Onlinezugangsgesetzes noch schneller umsetzen. Die wichtigsten Verwaltungsleistungen sollen bereits bis Ende 2020 zur Verfügung stehen, erklärt ein Sprecher des bayerischen Digitalministeriums in München. 

Titelfoto: picture alliance / Armin Weigel/dpa

Mehr zum Thema Bayern:


WhatsApp Wir bei WhatsApp: 0160 - 24 24 24 0