26,2 Millionen Blatt Papier! Das Dresdner Rathaus schiebt seine Akten ins Digital-Archiv

Dresden - Vor dem Umzug muss ausgemistet werden. Das gilt auch für die Ämter der Dresdner Stadtverwaltung, die nach der Fertigstellung in das Neue Verwaltungszentrum am Ferdinandplatz einziehen werden.

In Dresdens Neuem Verwaltungszentrum ist kein Platz mehr für Papierakten.
In Dresdens Neuem Verwaltungszentrum ist kein Platz mehr für Papierakten.  © Holm Helis

Weil es dort keine Aktenräume oder -schränke mehr geben wird, müssen nun alle Papierakten digitalisiert und durch elektronische Dokumente ersetzt werden. Das wird aber allein schon wegen der schieren Masse eine kostspielige Angelegenheit.

Konkret geht es dabei um laufende Aktenbestände, auf die von den Ämtern zugegriffen werden muss, um arbeiten zu können. Allein diese belaufen sich nach Rathausangaben auf knapp 26,2 Millionen Blatt Papier!

Für deren Digitalisierung steht jedoch nur etwa ein Jahr zur Verfügung, weil die Vorbereitungen noch bis ins nächste Jahr dauern und man Anfang 2025 schon umziehen will. Deshalb kann die Verwaltung das Einscannen nach interner Einschätzung nicht selbst übernehmen. Stattdessen sollen externe Dienstleister zum Zug kommen, die bei der Vergabe an mehrere Anbieter auch zeitgleich arbeiten können.

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Je nach Amt und dem ermittelten Bedarf sollen dabei digitale Kopien oder digitale Originale erstellt werden. Bei der ersten Variante wird die Papierakte nach dem Scannen weiter in einem Zwischenarchiv aufbewahrt, bei der zweiten wird sie datenschutzgerecht vernichtet.

Im Rathaus schätzt man die Kosten auf gut 7,8 Millionen Euro. Die finale Entscheidung trifft der Finanzausschuss im November.

Titelfoto: Holm Helis

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