Ein voller Ordner, alte Umsätze und die Frage: Kann das endlich weg? Viele wissen nicht, wie lange man sie aufbewahren muss und wann man Kontoauszüge entsorgen kann. Hier erfährst Du kompakt und verlässlich, worauf es zu achten gilt.

Wie man welche Dinge sicher beseitigt, steht unter "entsorgen".

Kontoauszüge sind wichtige Dokumente, die im Streitfall mit Firmen, Vermietern und Behörden sowie dem Finanzamt von Bedeutung sein können.

Im Laufe der Zeit sammeln sich viele solcher Dokumente an - egal ob in Papierform oder digital. Wann und wie entsorgt man sie eigentlich?

Immerhin enthalten Kontoauszüge persönliche Daten, die sensibelsten überhaupt: Kontonummern, Umsätze, Namen, Adressen. Sie einfach in den Müll zu werfen, ist daher keine Option. Gleichzeitig möchte niemand unnötig Papier aufbewahren oder riskieren, wichtige Nachweise zu früh zu entsorgen.

Eine Info vorab: Für Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Pflicht, Kontoauszüge aufzubewahren. Anders ist es bei Unternehmern und Selbstständigen, weil Kontoauszüge Teil der Buchführung sein können.

Im Folgenden erfährst Du, welche Dokumente wirklich wegkönnen, worauf Privatpersonen und Selbstständige achten müssen und wie man Kontoauszüge sicher entsorgen kann.

Privatpersonen

Auch wenn für Privatpersonen keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben sind, gibt es klare Empfehlungen von Banken und Verbraucherportalen.

• etwa zwei bis drei Jahre: Dauer der allgemeinen Verjährungsfrist für alltägliche Ansprüche
• bis zum Ende der Garantie- oder Gewährleistungsfrist, wenn der Kontoauszug als Zahlungsnachweis dient
• mindestens zwei Jahre bei Handwerkerrechnungen, da das Finanzamt Nachweise anfordern kann
• Sonderfall - sechs Jahre: Aufbewahrungsfrist bei jährlichen Einkünften von mehr als 500.000 Euro

Kontoauszüge zählen je nach Einsatz zu Buchungsbelegen. Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) gelten folgende Regelungen.

• achtjährige Aufbewahrungsfrist: Viele Buchungsbelege müssen nur noch acht Jahre (früher zehn) archiviert werden (siehe auch § 147 Abs. 3 AO).
• Bei anderen steuerlichen Unterlagen gelten weiterhin zusätzliche Regelungen.
• Wichtig: Elektronische Kontoauszüge müssen im Originalformat archiviert werden. Ausdrucke gelten nur als Kopie.

Wenn der Kontoauszug ein steuerrelevanter Nachweis ist, gilt immer, die Originaldatei aufzubewahren und revisionssicher sowie unverändert zu speichern bzw. abzulegen.

Kontoauszüge enthalten extrem sensible Daten und sollten daher nie ohne Weiteres in den Müll wandern. Wichtige Tipps zur richtigen Entsorgung von Kontoauszügen sind im Anschluss zusammengestellt. Weiterführende Information liefern diverse Datenschutz-Websites - z. B. datenschutz.org.

Schreddern

Die effektivste und sicherste Art, Kontoauszüge zu entsorgen, ist das Schreddern. Dabei greift man am besten zu einem Kreuzschnitt-Schredder, der Dokumente in besonders kleine Stücke zerkleinert. Größere Mengen sollten in mehreren Durchgängen vernichtet werden.

Zerreißen

Wenn kein Aktenvernichter vorhanden ist, bleibt das manuelle Zerreißen in möglichst kleine Stücke als Alternative. Dafür muss man allerdings ausreichend Zeit einplanen und darauf achten, dass alle persönlichen Informationen - vor allem Kontonummern, Umsätze und Anschrift - komplett unkenntlich gemacht werden.

Wichtig: Einfaches Zerreißen ist keineswegs sicher, da Daten rekonstruiert werden können und somit das Risiko für Identitätsdiebstahl besteht.

Ausdrucke auf normalem Papier dürfen nach dem Schreddern ganz einfach ins Altpapier. Bei Bedarf mischt man die Papierfetzen vorher noch einmal gründlich durch.

Bei Thermopapier ist das anders: Wegen der besonderen Beschichtung lässt es sich nicht recyceln, deshalb sollte man diese Schnipsel über die Restmülltonne entsorgen.

Müssen Kontoauszüge in digitaler Form entsorgt werden, ist es wichtig, dass die Dateien vollständig vom Computer sowie alle Sicherungskopien (auch auf externen Datenträgern oder in Cloud-Diensten) gelöscht werden, um sensible Daten zu schützen.

Selbstständige dürfen ihre elektronischen Kontoauszüge jedoch erst dann löschen, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Für gewöhnlich ist es kein Problem, wenn man einen Auszug versehentlich zu früh weggeworfen hat. Viele Banken können Kontoauszüge nachträglich bereitstellen, teilweise gegen eine geringe Gebühr.

Für die meisten Zwecke, etwa Nachweise für Zahlungen oder Garantieansprüche, reichen Rechnungen oder Vertragsunterlagen ohnehin aus. Schwieriger wird es bei Streitfällen oder steuerlichen Anfragen, bei denen ein Kontoauszug als Beleg erforderlich ist.

Deshalb lohnt es sich vor dem endgültigen Entsorgen kurz zu prüfen, ob es noch offene Verträge, laufende Garantien oder steuerlich relevante Vorgänge gibt.

Die Digitalisierung von Kontoauszügen kann vor allem für Privatpersonen sehr praktisch sein. Sie spart Platz, reduziert Papierberge und macht alle Unterlagen schnell durchsuchbar. Gleichzeitig sind die Dokumente sicher gespeichert und jederzeit verfügbar - ideal für Versicherungen, Rechnungen oder Garantieansprüche.

So geht's richtig:

1. Scanne die Kontoauszüge als PDF oder fotografiere sie ab.

2. Speichere die Dateien verschlüsselt, zum Beispiel durch Passwortschutz oder in einem gesicherten Ordner.

3. Ein Backup auf einer externen Festplatte oder in einer vertrauenswürdigen Cloud sorgt zusätzlich für Sicherheit.

Für Unternehmer und Selbstständige gilt eine besondere Regel: Digitale Kontoauszüge müssen revisionssicher archiviert werden. Das heißt, sie müssen unveränderbar, nachvollziehbar und im Originalformat gespeichert sein, damit sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Fazit

Wenn man Kontoauszüge entsorgen will, muss das nicht kompliziert sein. Man muss allerdings Aufbewahrungsfristen beachten und sensible Daten sicher vernichten.

Für Privatpersonen reicht oft ein kurzer Check der Unterlagen, bei Selbstständigen und Unternehmern gelten strengere Aufbewahrungspflichten.

Mit klaren Regeln und etwas Organisation kann jeder seine Daten schützen, den Überblick über wichtige Nachweise behalten und alte Kontoauszüge ohne Kopfzerbrechen entsorgen.